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合同的管理流程主要包括哪些

来源:华律网整理 2018-05-17 220人看过

在现实生活中我们知道,对于合同管理是有相应的流程的,只有按照相应的程序才能对合同更有效的管理和保存。并且在管理合同时也会对合同进行审查等相关步骤,那么合同的管理流程主要包括哪些,下面华律网的小编为大家整理了相关内容,来为大家解答。

一、合同的管理流程的主要内容

(一)项目的审批

1、项目承办部门按照上级或厂部确定的项目,提出拟采购的物资项目(包括物资名称、规格型号、数量、技术参数、主要设备的内部配置)或拟实施的工程项目(包括工程概括、技术方案与要求,安全方案、施工工期、施工机械与设备等)以及拟邀请谈判的供应商、承包商名单。

2、主管厂领导审批。

3、纪监、审计部门对合同项目申请的真实性、拟邀请对方当事人名单进行监督。

(二)资质审查

1、项目承办人负责调查、了解对方当事人主体资格、资信和履约能力等情况。

2、项目承办人在邀请对方当事人参加合同谈判时,应同时通知对方带齐各种符合规定要求的资质审查材料。

3、法律事务室对对方当事人符合规定要求的资质审查材料进行合同资格审查并出具意见。

4、纪监、审计部门对对方当事人主体资格、资信和履约能力等情况的真实性、合法性进行监督。

(三)准备会议

1、合同谈判前应召开准备会议,确定谈判方案及主谈人员,统一谈判意见。

2、准备会议由承办部门召集、主持,其他参与谈判的人员参加。

3、项目承办人负责整理会议纪要,并经全体参会人确认。

4、项目承办人负责起草合同草案,法律事务室可以予以协助。

5、纪监、审计部门应当宣布谈判纪律,对保守我厂商业秘密情况进行监督和检查。

(四)合同谈判与审查会签

1、项目承办部门负责组织各合同管理、监督部门及其他相关技术部门的人员参与谈判。

2、项目承办人对谈判中临时遇到的重大问题应及时进行协调,并向本部门负责人汇报,必要时向厂部有关领导请示。

3、项目承办人负责合同文本审查会签的流转。

4、纪监、审计部门对谈判过程及谈判程序的规范性进行监督。

(五)合同签订、盖章与归档

1、项目承办人将审查会签后的合同送法定代表人或授权代理人签署。

2、合同专用章管理人员对签署合同用印的程序核对无误后,加盖合同专用章,至此合同正式订立。

3、合同签订后,项目承办人应当及时将完整的合同挡案移交法律事务室归档。

4、纪监、审计部门对合同及签订合同过程的合法性进行监督。

(六)项目实施及结算

1、项目竣工后,由承办部门组织有关部门验收并出具竣工验收单。

2、对方当事人据此可领取《合同结算表》,进行结算。

3、财务科依据结算表,办理付款事宜。

4、合同履行完毕或权利义务终止后,项目承办人应及时通知法律事务室,法律事务室应及时向档案管理部门移交合同挡案。

5、纪监、审计部门对合同的执行情况进行监督和检查。

二、如何管理合同

1、建立标准化合同模板。标准合同模板的建立,一方面是针对那些经常使用且变化不大的合同类型可以建立一个合同模板批量用之,从而减少起草合同时浪费是时间和精力,另一方面可以为合同管理提供便利。

2、将合同进行进行分类。一个企业的正常运营不可能只有一种合同类型,如除了买卖合同,还存在维修合同、租赁合同、运输合同等,因为将每类合同按照一定的标准进行分类管理,会提高查找合同的效率,也更容易进行对比从而不断改进合同文本和合同管理。

3、将各类合同按照年份进行装订成册管理。一个企业每年都会有众多的合同产生,因此如果将这些合同杂乱地放在一起,那么在发生争议的时候想找一份合同的原件是比较的难的,因此需要将每年的合同按照不同的类型装订成册,以备查。

4、对合同进行编号。每个企业的管理都会有一定的规则或者章法,对于合同的管理也是一样的,因此可以按照企业的规章制度将每份合同按照不同的类别进行编号,并将合同编号放在合同名称下的第一行醒目之处,那么查找之人只需要知道编号就很容易找到所需要的合同了,而不必再翻看合同内容。

5、最好建立一个合同管理室,将每年的合同按照不同的类型编号后装订成册管理,并派有专门负责人员管理合同,如果其他人需要合同原件,应登记后交给办理人员,并确保办理人员及时归还合同原件。

6、任何纸质版的东西都会因为时间的原因会发生损耗,因此只有纸质版的合同原件还是不够的,有可能会因为外借办业务而丢失,或者因为折损、火灾等使得合同永久灭失,因此最好扫描一份电子版的合同予以保存,以防止纸质版的合同灭失后还有电子版的合同可以用。

小编已经为大家做出详细的解答,合同的管理流程主要包括项目的审批、资质审查、准备会议、合同谈判与审查会签以及合同签订、盖章与归档和项目实施及结算。如果大家还有其他不明白的地方,请咨询华律网的专业律师,他们会为大家解答。

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